Automatisierung lohnt sich, wenn sie wiederkehrende Arbeit abnimmt, ohne ein neues Risiko zu verstecken. Die erste Frage lautet deshalb nicht „Was kann Software alles?“, sondern „Welcher klar umrissene Ablauf ist stabil, häufig und wichtig genug, um ihn genauer anzusehen?“
Mit einem stabilen, wiederkehrenden Ablauf beginnen
Wählen Sie einen Ablauf mit einer verantwortlichen Person und einem erkennbaren Anfang und Ende. Beispiele sind ein regelmäßiger Bericht, die Übertragung freigegebener Daten zwischen zwei Systemen, die Bearbeitung eines Dokuments oder eine Freigabe, die weitergeleitet werden muss. Fangen Sie nicht mit „Wir digitalisieren alles“ an. Bei einem eng gefassten Ablauf lassen sich Annahmen und Ergebnisse überprüfen.
Bevor Sie über eine Lösung sprechen, schreiben Sie die heutigen Schritte auf: wer und welche Systeme beteiligt sind, welche Ausnahmen vorkommen und wann die Arbeit als erledigt gilt. Wenn sich die Schritte jede Woche ändern, muss erst der Ablauf stabil werden.
Bewerten, was Sie beobachten können
Arbeiten Sie mit tatsächlichen Beobachtungen statt mit einer erfundenen Rendite in Prozent. Halten Sie für den gewählten Ablauf fest:
- Häufigkeit und Anzahl der Vorgänge
- Manueller Zeitaufwand pro Vorgang
- Fehler, Nacharbeit und Korrekturen
- Betriebliches Risiko oder Risiko für Kunden
- Übergaben zwischen Personen und Systemen
- Verfügbarkeit und Qualität der benötigten Daten
Ein hoher Wert in einer einzelnen Kategorie reicht nicht. Ein seltener Ablauf rechtfertigt vielleicht keine Automatisierung, auch wenn er nervt. Ein häufiger Ablauf braucht unter Umständen erst klarere Zuständigkeiten, bessere Daten oder feste Regeln, bevor Software sinnvoll ist.
In dieser Reihenfolge prüfen: kaufen, konfigurieren, anbinden, entwickeln
- Kaufen: Prüfen Sie, ob ein vorhandenes SaaS-Produkt das Problem ausreichend löst.
- Konfigurieren: Nutzen Sie die Funktionen und Workflow-Einstellungen, die Sie schon haben.
- Anbinden: Verbinden Sie die Systeme, in denen die nötigen Daten bereits liegen.
- Entwickeln: Bauen Sie ein gezieltes internes Tool oder eine Automatisierung nur für die verbleibende Lücke.
Diese Reihenfolge hält Wartung und Zuständigkeit im Blick. Eine kleine Eigenentwicklung kann die richtige Antwort sein. Sie sollte aber aus dem Verständnis der Lücke folgen und nicht der Ausgangspunkt sein.
Eine Ausgangsbasis aus echten Vorgängen
Zählen Sie die tatsächlichen Vorgänge über einen aussagekräftigen Zeitraum. Notieren Sie den Zeitaufwand, die beteiligten Personen, die Nacharbeit und was passiert, wenn ein Schritt fehlt oder falsch ist. Bewahren Sie diese Ausgangsbasis zusammen mit ihren Annahmen auf, damit sich eine spätere Entscheidung an der Wirklichkeit messen lässt.
Versprechen Sie keine Einsparungen und rechnen Sie keine Amortisation aus allgemeinen Vergleichswerten aus. Entscheidend ist der Vergleich zwischen dem erwarteten Aufwand für Entwicklung und Wartung und dem Nutzen, den die Verbesserung genau dieses Ablaufs bringt.
Fünf Gründe, noch nicht zu automatisieren
Automatisieren Sie nicht, wenn:
- ein Standardprodukt das Problem bereits gut genug löst
- der Ablauf selten vorkommt und der manuelle Aufwand vertretbar ist
- sich der Ablauf so oft ändert, dass die Regeln nicht feststehen
- Entwicklung und Wartung mehr kosten, als die Automatisierung voraussichtlich bringt
- eine Konfiguration oder eine klarere Arbeitsregel die Lücke schließt
Ein Ablauf kann auch dann eine Prüfung wert sein, wenn die Antwort „noch nicht“ lautet. Oft ist der sinnvollste nächste Schritt, Zuständigkeiten zu klären, die Schritte zu dokumentieren oder ein vorhandenes Produkt zu konfigurieren.
Ein praktischer nächster Schritt
Beschreiben Sie einen Ablauf, seine heutigen Schritte, die beteiligten Systeme und das Problem, das er verursacht. Ein Audit mit festem Umfang kann dann die Ausgangsbasis erheben, die Optionen Kaufen, Konfigurieren, Anbinden und Entwickeln vergleichen und klären, ob Individualsoftware in den nächsten Schritt gehört.