La automatización es útil cuando elimina trabajo operativo repetido sin esconder un riesgo nuevo. Antes de preguntar qué puede hacer el software, pregunte qué proceso concreto es lo bastante estable, frecuente e importante como para analizarlo.
Empiece por un proceso estable y repetido
Elija un proceso con un responsable claro y con un principio y un final visibles. Por ejemplo, preparar un informe periódico, pasar datos aprobados de un sistema a otro, tramitar un documento o hacer llegar una aprobación a quien debe darla. No empiece por «digitalizarlo todo»: con un proceso acotado, las premisas y los resultados se pueden revisar.
Antes de proponer una solución, anote los pasos actuales, las personas y los sistemas que intervienen, las excepciones y el momento en que el trabajo se da por terminado. Si los pasos cambian cada semana, estabilice primero el proceso.
Puntúe el trabajo que puede observar
Básese en observaciones reales, no en un porcentaje de retorno de la inversión inventado. Para el proceso elegido, registre:
- Frecuencia y número de veces que se repite
- Tiempo manual cada vez
- Errores, trabajo repetido y correcciones
- Riesgo operativo o para el cliente
- Traspasos entre personas y sistemas
- Disponibilidad y calidad de los datos necesarios
Una puntuación alta en una sola categoría no basta. Un proceso poco frecuente puede no justificar la automatización aunque resulte frustrante. Y un proceso frecuente puede necesitar antes un responsable claro, mejores datos o reglas más precisas para que el software tenga sentido.
Evalúe en este orden: comprar, configurar, integrar, desarrollar
- Comprar: compruebe si un producto SaaS existente resuelve el problema lo suficiente.
- Configurar: aproveche las funciones y los ajustes de flujo que ya tiene.
- Integrar: conecte los sistemas que ya contienen los datos necesarios.
- Desarrollar: cree una herramienta interna o una automatización acotada solo para lo que siga faltando.
Este orden mantiene a la vista quién mantiene qué y quién responde de ello. Un componente pequeño a medida puede ser la respuesta correcta, pero debe salir de entender qué falta, no ser el punto de partida por defecto.
Fije una línea base con casos reales
Cuente los casos reales durante un periodo representativo. Registre el tiempo dedicado, las personas implicadas, el trabajo repetido y la consecuencia operativa de un paso olvidado o mal hecho. Guarde la línea base junto con sus premisas para poder contrastar más adelante la decisión con la realidad.
No prometa ahorros ni calcule la amortización a partir de comparativas genéricas. Lo que hay que comparar es el esfuerzo previsto de desarrollo y mantenimiento con lo que vale mejorar este proceso concreto.
Cinco razones para no automatizar todavía
No automatice cuando:
- un producto estándar ya resuelve el problema lo bastante bien;
- el proceso es poco frecuente y el esfuerzo manual es asumible;
- el proceso cambia tan a menudo que las reglas no son estables;
- el coste de desarrollo y mantenimiento supera el beneficio probable; o
- basta con configurar algo o con una regla de trabajo más clara.
Aunque la respuesta sea «todavía no», puede valer la pena revisar el proceso. Aclarar quién es el responsable, documentar los pasos o configurar un producto existente puede ser el siguiente paso más útil.
Un siguiente paso práctico
Describa un proceso, sus pasos actuales, los sistemas que intervienen y el problema que le causa. Una auditoría de alcance cerrado puede fijar la línea base, comparar las opciones de comprar, configurar, integrar o desarrollar, y recomendar si el software a medida debe formar parte del siguiente paso.