La automatización es útil cuando elimina el trabajo operativo repetitivo sin ocultar un nuevo riesgo. La pregunta inicial correcta no es "¿qué puede hacer el software?", sino "¿qué flujo de trabajo definido es lo suficientemente estable, frecuente e importante como para ser examinado?".
Empiece con un proceso estable y repetitivo
Elija un flujo de trabajo con un responsable claro y un inicio y fin visibles. Los ejemplos incluyen la preparación de un informe recurrente, el movimiento de datos aprobados entre sistemas, el manejo de un documento o el enrutamiento de una aprobación. Evite empezar con "digitalizarlo todo"; un flujo de trabajo estrecho permite que los supuestos y los resultados sean revisables.
Antes de proponer una solución, escriba los pasos actuales, las personas y sistemas involucrados, las excepciones y el punto en el que se considera que el trabajo está completo. Si los pasos cambian cada semana, estabilice el proceso primero.
Califique el trabajo que puede observar
Utilice observaciones reales en lugar de un porcentaje de retorno de inversión inventado. Para el flujo de trabajo elegido, registre:
- frecuencia y número de ocurrencias;
- tiempo manual por ocurrencia;
- errores, retrabajos y correcciones;
- riesgo operativo o para el cliente;
- traspasos entre personas y sistemas; y
- disponibilidad y calidad de los datos requeridos.
Una puntuación alta en una categoría no es suficiente por sí sola. Un proceso poco frecuente puede no justificar la automatización incluso cuando sea frustrante. Un proceso frecuente puede seguir necesitando una mejor responsabilidad, datos o reglas antes de que el software sea apropiado.
Evalúe en este orden: comprar, configurar, integrar, construir
- Comprar: compruebe si un producto SaaS existente resuelve el problema suficientemente.
- Configurar: utilice las capacidades y ajustes de flujo de trabajo que ya están disponibles.
- Integrar: conecte los sistemas que ya contienen los datos necesarios.
- Construir: cree una herramienta interna enfocada o una automatización solo para la brecha restante.
Este orden mantiene visibles el mantenimiento y la responsabilidad. Un pequeño componente personalizado puede ser la respuesta correcta, pero debe ser el resultado de comprender la brecha en lugar de ser el punto de partida por defecto.
Establezca una línea base con ocurrencias reales
Cuente las ocurrencias reales durante un período representativo. Registre el tiempo invertido, las personas involucradas, el retrabajo y la consecuencia operativa de un paso omitido o incorrecto. Mantenga la línea base con sus supuestos para que una decisión posterior pueda contrastarse con la realidad.
No prometa ahorros ni calcule el retorno de inversión a partir de comparativas genéricas. La comparación relevante es el esfuerzo de construcción y mantenimiento esperado frente al valor de mejorar este flujo de trabajo específico.
Cinco razones para no automatizar todavía
No automatice cuando:
- un producto estándar ya resuelve el problema lo suficientemente bien;
- el proceso es poco frecuente y el esfuerzo manual es aceptable;
- el proceso cambia con tanta frecuencia que las reglas no son estables;
- el coste de construcción y mantenimiento es mayor que el valor probable; o
- la configuración o una regla de operación más clara resuelve la brecha.
Un flujo de trabajo aún puede valer la pena revisarlo cuando la respuesta es «aún no». Estabilizar la responsabilidad, documentar los pasos o configurar un producto existente pueden ser las acciones siguientes más útiles.
Un siguiente paso práctico
Describa un flujo de trabajo, sus pasos actuales, los sistemas involucrados y el problema que genera. Una auditoría de alcance fijo puede entonces establecer la línea base, comparar las opciones de comprar/configurar/integrar/construir y recomendar si el software personalizado pertenece al siguiente paso.